视频会议室是与会人员召开视频会议的场所，用户通过安装在会议室中的音像、灯光等设备组成会场系统，收听、收看远端会场发送来的声音、影像及文件资料，并将本地会场的声音、影像及文件资料传送到远端会场。视频会议会场系统的建设质量直接影响到视频会议的效果，只有符合视频会议的各项技术要求，才能确保良好的视听条件，而高质量的视频会议会场建设，则能带来以下方面的效益。

视频会议

有利于提高视频会议体验

当前，视频会议系统已经发展至高清阶段，高保真的声音和图像能够带给用户更加真实的视觉和听觉体验，从而极大地提升会议效果。这些高清视频信号和音频信号，经过视频会议系统的编解码和传输，最终都要通过摆放在视频会议室中的会场系统还原成声音和图像。假设会场系统达不到高清标准，用户最终也无法体验到高清效果，会议效果会大打折扣。因此，高清视频会议必然要求全程设备的高清化，这对视频会议会场系统的建设提出了更高的要求。另外，会场系统的好坏不仅影响本地视频会议体验，同样也会影响到远端会场的用户体验，例如本地会场拾音设备出现问题或光线过暗，都会影响到远端会场用户的收听收看效果。因此，加强视频会议会场系统的建设，将显著提高用户的视频会议体验。

有利于设备的运维操作

视频会议召开期间，伴随会议议程的不断推进，会有大量的镜头画面切换以及声音切换调整等操作。视频会议会场系统建设的设计阶段，如果充分考虑了后期的操作需求，应为运维人员预留专用的设备控制间，这样的控制间不仅可以让操作人员方便操作现场的各种多媒体设备，还能及时观察到会议现场情况。即使不具备条件设立单独控制间的视频会议室，也应该考虑现场操作的需求，在会场预留运维人员的操作席位和线路接口。使用远程控制手段完成设备操控的会议室，也应在视频会议会场系统建设设计阶段考虑远程监控工具的接入事项，以确保运维人员可以在远程操控席位监控现场设备及会议情况。