异地业务增多，企业出差费用随之上涨，而随着电话会议技术日渐成熟，大大的提高了工作效率。初期，很多企业都是租用供应商的软终端方式，但随着企业内部交流、培训需求的不断增加，会议系统的需求量也将逐步增大，企业自建电话会议系统则在长期使用成本以及使用方便性方面体现出明显优势。

IP电话会议系统操作简单、快捷，因此使用的人员范围广。其灵活性体现在以下几个方面：

1. 支持各类电话终端，并且不需要布置专门的会议室。参加会议简单方便，既可主动拨入，也可由系统自动呼入或者主持人手动呼入；

2. 会议控制手段多样。除采用WEB页面控制会议之外，与会人员还可通过电话按键执行各类操作，如静音、取消静音、点名、邀请、设置演讲模式、取消演讲模式、延长时间、锁定会议、取消锁定会议等；

3. 会议类型多样，如预约会议和即时会议。如果与会人数多，内容涉及面宽，需要提前准备，则可使用预约会议。若遇紧急问题分析处理，会议需要随时召开，随时结束，则可使用即时会议。业界主流的IP电话会议系统，都提供预约会议和即时会议等类型。